Leonardo Caracas, Director of Gocase

In our last newsletter sent to subscribers and Bradutch’s members and partners, we said that sharing information between companies can be of great value especially during the crisis generated by the new coronavirus pandemic.

With this in mind, we asked Brazilian and Dutch entrepreneurs to share successful strategies during this current circumstance. Therefore, today we share the story sent by the Brazilian entrepreneur based in the Netherlands, Leonardo Caracas, Director of Gocase:

Gocase’s background

We are a digital native brand that started in 2015 in Fortaleza, Brazil. It took us some months to evolve an initial idea to what later became Gocase but by February 2015 we had product market fit and we started a brand on design-driven and customisable phone cases. We understood there was a gap in the market for a fashion company in the tech space and saw the phone case as a great product to build a portfolio around.

After only 6 months operating we were getting great results mainly due to our influencer marketing and paid media strategies so we decided to validade the demand globally. By doing ads and sending goods from Brazil we saw potential in opening the European market so we took the decision to try and expand internationally. It was all very fast and we did it bootstrapped, so there is a lot of crazy moments on this journey but by 2016 we had already offices in 2 locations and around 60 employees.

Business lessons

Fast forward to 2020, we had already been to a lot of ups and downs, we had grown the organisation to 8 figures and had now over 90 employees in 4 locations worldwide.

We reached this point having learned quite a few lessons and knowing we were still not in a good shape:

  • We reached a peak of 150 employees and decreased to 90 now. More people = More pain, if we don’t get the culture right.
  • We need to keep constantly innovating on products and content otherwise we get audience fatigue and become irrelevant quite fast. We have seen this wave come to our company every 3-6 months.
  • We do not have any external investment, so all our operation is bootstrapped, which leaves everyone at their edge at all times. If you lose focus for 1 quarter you can break.
  • We wanted to professionalize the company and started making processes, roles and structures more clear. It sounds great to professionalize the company, but if the team mindset is not of high impact you basically get into a trap of moving too slow for your own good.
  • We rely on small group of people to drive initiatives and growth any time we are in danger. We constantly forget the basics of our success and have to learn that over and over again.
  • We are constantly talking that we need to improve communications, that we know is not great at the moment and we will try to prioritise it in the next quarter, but quite frankly we did not know how to do it.
  • We manage to increase revenues on a monthly basis by 50-100% with simple initiatives. If searching for such short term opportunities is not part of the habits or routine of the teams we would have died long time ago.

The COVID changes

The start of COVID for us was the end of February, we saw the wave coming from our manufactures and understood that might hit our business bad.

At this time we had declining revenues already and were not happy on how the team was performing and cooperating to change the results.

My partners and me started having serious discussions that we would need to take immediate actions otherwise doomsday was going to come, so these are the initiatives we took and their results.

1) Cancel all non-vital contracts/services

  • Nice to have and low impact services are gone and we are pretty lean and mean at the moment
  • The money wasters are also pretty clear

2) Renegotiate value and payment terms of all remaining services

This has shown us which are the partners that are really there for you and the ones you will truly have a long term partnership. We even started investing in one of our manufactures as he became highly strategical at this moment.

3) Get advice on all possible subsidies available for all our operations

Since we operate and pay taxes in different countries, we saw different opportunities for tax deferral or subsidies

4) Have weekly communication with the team to emphasise how important this time is for the company to survive and to show we are taking all measures possible

  • This has increased the employees trust on our measures and management, since we are talking not only about financial aspect but also al publicly available information on the disease development
  • This clearly separated the employees which cared about the company and their jobs from the ones that were not committed or engaged with the company
  • This is a culture problem we have been trying to fix for a long time, we are either on the same page or we are not, no middle term.
  • This also made it clear where we had inefficiencies and had too big of a team

5) Besides from our production team everyone went to home office

  • We have a very young team and a pain we always had was the lack of focus in the office, since people don’t get when they are being disruptive on each others concentration level. 
  • At home people became fully focused on their screen and on effective communication
  • Meetings run on time and with no interruption or side talk
  • People are concentrated in the screen of the computer not of their phone
  • We are focusing on running effective meetings with every tool available 

6) We have been having war zone meetings every week

  • In this meetings we invited selected people and passed the sense of urgency
  • We discuss minimum effort high impact activities that can be executed in one week
  • We discuss the results from the previous week and learn from it
  • We deprioritise anything that was planned and we don’t believe will have an immediate result
  • We celebrate and communicate all wins from this meeting

7) One of our top priorities now is communication

  • We saw the power of people being focused in their computer and properly talking to each other
  • We made groups to constantly share information on specific topics (discuss insights and results)
  • We are forcing people to share information at all times, the groups don’t go on radio silence otherwise we are not sharing vital information for our projects
  • Status updates, new tasks, results and some jokes of course.
  • We connect people from different areas in relevant groups so they can be part of the discussion, only key people.
  • We try to celebrate all small victories on groups posts so it is now visible to everyone
  • We see that now the disconnect is much smaller than before, because people have to communicate and get their point across online there is no other option.

So I can say that for the moment we have increased our revenues for the last 60 days by 50% and we clearly see it as a team effort by adapting the strategy and executing new tests at a very fast pace. Proper communication was the basis of all the results.

Gocase compartilha sua estratégia de negócio bem sucedida durante a pandemia

Em nossa última newsletter enviada aos inscritos, membros e parceiros da Bradutch, dissemos que o compartilhamento de informações entre empresas pode ser algo de grande valor especialmente durante a crise gerada pela pandemia do novo coronavírus.

Com essa ideia em mente, pedimos que empreendedores brasileiros e holandeses compartilhassem estratégias de sucesso durante essa atual circunstância. Por isso, compartilhamos hoje a história enviada pelo empreendedor brasileiro baseado na Holanda, Leonardo Caracas, Diretor da empresa Gocase:

História da Gocase

Somos uma marca nativa digital nascida em 2015 em Fortaleza, Brasil. Levamos alguns meses para desenvolver a ideia inicial do que mais tarde veio a se tornar a Gocase, mas em fevereiro de 2015 estávamos com um produto pronto para venda e lançamos uma marca de capas de telefone personalizáveis ​​com foco em seu design. Entendemos que havia uma lacuna no mercado para uma empresa com essa orientação no espaço tecnológico e vimos as capas para celular como um ótimo produto para a criação de um portfólio.

Após apenas 6 meses de operação, obtivemos ótimos resultados, principalmente devido ao nosso marketing de influenciadores e estratégias de mídia paga, por isso decidimos validar a demanda globalmente. Ao fazer anúncios e enviar mercadorias do Brasil, vimos potencial na abertura do mercado europeu, por isso tomamos a decisão de tentar expandir internacionalmente. Foi tudo muito rápido e apenas com os nossos próprios recursos, por isso encontramos muitos momentos malucos nessa jornada, mas em 2016 já tínhamos escritórios em 2 locais e cerca de 60 funcionários.

Lições de negócios

Avançando para 2020, já tendo passado por muitos altos e baixos, tendo observado um aumento no valor da empresa para 8 dígitos e contando com mais de 90 funcionários em 4 locais em todo o mundo.

Chegamos a esse ponto tendo aprendido algumas lições e sabendo que ainda não estávamos em boa forma:

  • Atingimos um pico de 150 funcionários e diminuímos para 90 agora. Mais pessoas = mais dor, se não entendermos a cultura.
  • Precisamos continuar inovando constantemente em produtos e conteúdo, caso contrário nosso público se cansa e nos tornamos irrelevantes rapidamente. Vimos essa onda chegar à nossa empresa a cada 3-6 meses.
  • Como não temos nenhum investimento externo, todas as nossas operações são com nossos próprios recursos, o que deixa todo mundo sempre aflito. Se você perder o foco por um trimestre, pode quebrar.
  • Queríamos profissionalizar a empresa e começamos a tornar os processos, papéis e estruturas mais claros. Parece ótimo profissionalizar a empresa, mas se a mentalidade da equipe não for de alto impacto, você basicamente entra em uma armadilha de se mover muito devagar para o seu próprio bem.
  • Contamos com um pequeno grupo de pessoas para impulsionar iniciativas e crescimento em situações desfavoráveis. Esquecemos constantemente o básico de nosso sucesso e precisamos aprender isso repetidamente.
  • Estamos constantemente falando que precisamos melhorar as comunicações, que sabemos não está boa o suficiente no momento e tentaremos priorizar isso no próximo trimestre, mas, francamente, não sabíamos como fazê-lo.
  • Conseguimos aumentar as receitas mensalmente em 50 a 100% com iniciativas simples. Se a busca por oportunidades de curto prazo não fizesse parte dos hábitos ou da rotina das equipes, teríamos fechado há muito tempo.

Mudanças devido à COVID

O início da COVID para nós foi no final de fevereiro, vimos a onda vindo de nossas fábricas e entendemos que poderia prejudicar nossos negócios.

Nesse momento, já tínhamos receitas em declínio e não estávamos felizes com o desempenho da equipe e a cooperação para alterar os resultados.

Meus sócios e eu começamos a discutir seriamente que precisaríamos tomar ações imediatas, caso contrário, o pior viria a acontecer, então essas são as iniciativas que tomamos e seus resultados.

1) Cancelamento de todos os contratos/serviços não vitais

  • Serviços para conveniência e de baixo impacto acabaram e hoje estamos com uma operação bastante enxuta
  • É fácil identificar onde o dinheiro está sendo desperdiçado

2) Renegociação de valores e condições de pagamento de todos os serviços restantes

  • Isso nos mostrou quais são os parceiros que realmente se importam com você e os que você realmente terá uma parceria de longo prazo. Até começamos a investir em um de nossos fabricantes, pois ele se tornou altamente estratégico neste momento.

3) Obtenção de conselhos sobre todos os subsídios possíveis disponíveis para todas as nossas operações

  • Como operamos e pagamos impostos em diferentes países, vimos diferentes oportunidades de diferimento ou subsídios fiscais

4) Manutenção de uma comunicação semanal com a equipe para enfatizar a importância deste tempo para a empresa sobreviver e para mostrar que estamos tomando todas as medidas possíveis

  • Isso aumentou a confiança dos funcionários em nossas medidas e gestão, pois estamos falando não apenas do aspecto financeiro, mas também de informações publicamente disponíveis sobre o desenvolvimento da doença
  • Isso separava claramente os funcionários que se preocupavam com a empresa e seus empregos daqueles que não estavam comprometidos ou envolvidos com a empresa
  • Esse é um problema cultural que estamos tentando resolver há muito tempo, ou estamos na mesma página ou não, sem meio termo.
  • Isso também deixou claro que tínhamos ineficiências e uma equipe muito grande

5) Além da nossa equipe de produção, todos foram para o home office

  • Temos uma equipe muito jovem e um problema que sempre tivemos era a falta de foco no escritório, pois as pessoas não percebem quando estão prejudicando o nível de concentração umas das outras.
  • Em casa, as pessoas ficaram totalmente focadas no trabalho e na comunicação eficaz
  • As reuniões acontecem dentro do prazo e sem interrupções ou conversas paralelas
  • As pessoas estão concentradas na tela do computador e não no telefone
  • Estamos nos concentrando em realizar reuniões eficazes com todas as ferramentas disponíveis

6) Realizamos reuniões toda semana

  • Nessas reuniões, convidamos as pessoas indicadas e passamos um senso de urgência
  • Discutimos atividades de alto impacto e esforço mínimo que podem ser executadas em uma semana
  • Discutimos os resultados da semana anterior e aprendemos com eles
  • Despriorizamos todos os planos que não acreditamos que terá um resultado imediato
  • Celebramos e comunicamos todas as vitórias desta reunião

7) Uma das nossas principais prioridades agora é a comunicação

  • Vimos o poder do foco no trabalho e comunicação adequada entre a equipe
  • Criamos grupos para compartilhar constantemente informações sobre tópicos específicos (discutir ideias e resultados)
  • Estamos fazendo com que as pessoas compartilhem informações o tempo todo, os grupos não ficam em silêncio, caso contrário, não estamos compartilhando informações vitais para nossos projetos
  • Atualizações de status, novas tarefas, resultados e algumas piadas, é claro.
  • Conectamos pessoas de diferentes áreas em grupos relevantes para que possam fazer parte da discussão, apenas pessoas-chave.
  • Tentamos comemorar todas as pequenas vitórias nas postagens dos grupos para que agora fique visível para todos
  • Vemos que agora a desconexão é muito menor do que antes, porque as pessoas precisam se comunicar e transmitir sua opinião on-line, não há outra opção.

Então, posso dizer que, no momento, aumentamos em 50% nossas receitas nos últimos 60 dias e vemos isso claramente como um esforço de equipe, através da adaptação de nossa estratégia e execução de novos testes em um ritmo muito rápido. A comunicação adequada foi a base de todos os resultados.